De privacywetgeving, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR) schrijft voor dat uw organisatie duidelijk is over wat het met persoonsgegevens doet. Dit wordt ook wel "transparantie" genoemd.
Dit moet uw organisatie uitleggen aan de personen van wie de persoonsgegevens worden verwerkt. Deze personen heten de "betrokkenen".
Meestal wordt de informatie gegeven in een privacyverklaring.
Ja, als uw organisatie persoonsgegevens verwerkt, is uw organisatie verplicht om informatie te geven.
In de privacyverklaring moet op basis van de AVG veel informatie worden gegeven.
U zult in ieder geval de identiteit van uw organisatie duidelijk moeten maken en ook moeten uitleggen waarvoor uw organisatie de persoonsgegevens verwerkt. Dit zijn de doeleinden van de verwerking.
In ons blog vindt u meer informatie over wat er allemaal in de verklaring moet staan.
PRIVACYVERKLARING
De privacyverklaring is vaak het laatste document dat wordt gemaakt in een "privacy-traject".
Dit komt omdat er eerst moet worden gekeken hoe de persoonsgegevens worden verwerkt. Bijvoorbeeld waarvoor (voor welke doeleinden) en op welke rechtsgrond. Ook moet worden gekeken waar ze worden opgeslagen: is dat bij verwerkers en is dat binnen of buiten de EER?
Om deze vragen te beantwoorden kunt u het Ebook In 8 stappen voorbereiden op de nieuwe privacywet gebruiken.
Voor een kortere checklist gebruikt u de Checklist Privacyverklaring.
Maak de verklaring aan de hand van de informatie die u heeft verzameld.
Publiceer de verklaring, bijvoorbeeld op de website. Verklaringen voor werknemers kunt u intern rondsturen om de werknemers te informeren.
Informeer de betrokkenen over de nieuwe privacyverklaring. Door ze bijvoorbeeld een email daarover te sturen of met een duidelijke banner op de website.
Heeft u vragen of heeft u een op maat gemaakte privacyverklaring nodig? Neem dan contact met ons op.